CFO:ns bästa tips: Så säkrar du bolagets finanser under semestern

Skydda er mot bluffakturor 

Under sommaren är det vanligt med vikarier på ekonomiavdelningen. Dessa vikarierande medarbetare har kanske inte samma kunskap och insikter i verksamheten som den ordinarie personalen. Inom leverantörskontra ökar då risken för att s.k. bluffakturor tar sig igenom systemet och blir betalda.

– Bedrägeriförsöken börjar bli oerhört sofistikerade och människorna bakom är smarta nog att utnyttja semesterfönstret för att få igenom sina bluffakturor. För att skydda sig kan man koppla på en tjänst i Rillion som varnar om fakturan kommer från ett oseriöst företag, berättar Kristian. 

För att skydda sig mot bluffakturor kan man prenumerera på vår tjänst Varningslistade leverantörer. Då får ni direkt vid fakturans ankomst en varning om att kan den kommer från ett oseriöst företag. Läs mer om Varningslistan som erbjuds i Sverige.

Godkänn fakturor redan innan semestern 

Se till att inte mötas av ohanterade fakturor det första du gör när du kommer tillbaka från semestern. Med Rillions avtalsmatchning är det enkelt att automatisera hanteringen av periodiska fakturor.

– Istället för att avbryta semestern för att godkänna fakturor eller låta dem bli liggande under sommarmånaderna, sätter vi upp regler i Rillion som matchar återkommande fakturor mot avtal. Då konteras och godkänns dessa fakturor automatiskt och förs sen över till affärssystemet för betalning och definitivbokning, säger Kristian. 

Läs mer om avtalshantering på ett enklare sätt.

Hantera vikarier 

Unna dig att checka ut och lämna över ansvaret till en vikarie under tiden du är ledig. Även en CFO förtjänar att luta sig tillbaka. 

– I Rillion kan du delegera hela din roll och inkorg till en annan användare under en tidsbegränsad period som under din frånvaro hanterar inkommande fakturor, rekvisitioner och avtal. För mig som CFO känns det tryggt att kunna ge någon annan behörighet under säkra former, säger Kristian. 

Det är möjligt att lägga vikariehantering i flera steg: att en person tar ansvar för min inkorg från YYMMDD till YYMMDD och därefter delegeras inkorgen till en annan användare från YYMMDD till YYMMDD.

Även om du har en vikarie på din roll kan du gå in och se och hantera ärenden i Rillion. Och när du är tillbaka från semestern kan du självklart söka på alla de fakturor, rekvisitioner eller avtal som har hanterats av din tillfälliga användare.

Gör det du måste direkt i mobilen 

Om du ändå inte kan hålla dig borta helt och hållet eller inte har möjlighet att delegera dina arbetsuppgifter, kan du se till att göra det bekvämt för dig. 

– Om jag eller mina kollegor absolut måste attestera en faktura under semestern, så kan vi göra det direkt i mobilen. Rillion gör det enkelt för oss att vara flexibla, avslutar Kristian. 

För kunder som har migrerat till molnet, ingår mobil åtkomst i grundlicensen. Med Rillions mobila gränssnitt blir det enkelt att attestera, kontera, lägga kommentarer, uppdatera flödet och sköta inleveranser även från solstolen eller sommarstugan.